3 تکنیک گام به گام برای مدیریت زمان
در عصر حاضر که حجم کارها و پیچیدگی انجام وظایف رور به روز بیشتر می‌شود، مدیریت زمان و تکنیک‌های آن برای انجام به موقع کارها به یکی از مهمترین نیازهای افراد تبدیل شده است. حتما این ضرب‌المثل معروف را شنیده‌اید که «وقت طلاست». مایلز دیویس نیز می‌گوید: «زمان مسئله اصلی نیست، بلکه تنها مسئله است». شما چه مدیر یک شرکت باشید، چه کارمند و یا مادر پرمشغله چند فرزند، ناگزیرید که وقت خود را مدیریت کنید؛ چرا که خواه ناخواه زمان ما بر این کره خاکی محدود است. از طرفی یادگیری این امر مهم ماه‌ها و سال‌ها به تمرین و ممارست نیاز دارد. اگر مدیریت زمان را نیاموزیم، هجوم سرسام‌آور وظایف مختلف در دنیای امروز می‌تواند باعث کاهش کیفیت عملکردمان شود.
اما به راستی مدیریت زمان یا time management به چه معناست؟ مدیریت زمان، فرایند نظم بخشیدن و برنامه‌ریزی برای تعیین چگونگی تقسیم زمان به منظور انجام فعالیت‌های خاص است؛ تکنیک‌های ساده‌ای که به شما یاد می‌دهند برای انجام هرکاری بیشتر یا کمتر از آنچه لازم دارد، وقت نگذارید و از 24 ساعت شبانه‌روزتان حداکثر استفاده را ببرید. مهمترین آن‌ها که بعدتر مفصلا به شرح هرکدام می‌پردازیم، عبارتند از:
1. بررسی شیوه صرف زمان:
با خودتان رک و روراست باشید و بررسی کنید که در طول هفته گذشته، چقدر زمان برای انجام چه کارهایی گذاشتید؛ ویلیام شکسپیر در نمایشنامه کمدی خود تحت عنوان هیاهوی بسیار برای هیچ می‌گوید:«مردم در کارهایی که به طور روزانه انجام می‌دهند، نمی‌دانند چه کاری می‌کنند!». واضح است که اولین گام برای رفع هر مشکلی، شناخت چرایی آن است. تا وقتی که از برنامه روزانه‌تان اطلاعی ندارید و دقیقا نمی‌دانید چرا بدون اینکه پیشرفتی عایدتان شود زمان به سرعت برق و باد می‌گذرد، قطعا نمی‌توانید در زمینه مدیریت زمان فرد موفقی باشید.
2. کشف الگوی پنهان زندگی روزمره:
بعد از تهیه لیستی از کارهای روزمره‌تان، به خودتان دقیق‌تر شوید. با توجه به تجربه روزانه خود بررسی کنید چه زمان حداکثر بهره‌وری را دارید و در چه ساعاتی از شبانه روز انرژیتان در پایین‌ترین سطح ممکن قرار دارد.
چند سال پیش، دو متخصص علوم اجتماعی از دانشگاه کورنل به نام‌های مایکل مسی و اسکات گولدر بیش از 500 میلیون توئیت را که توسط 4.2 میلیون کاربر از 84 کشور در یک دوره دو ساله ارسال شده بود، بررسی کردند. آن‌ها امیدوار بودند بتوانند با بهره‌گیری از این گنجینه، احساسات مردم را ارزیابی کنند. البته محققان تک تک این توئیت‌ها را نخواندند، بلکه این پیام‌ها را وارد یک برنامه تحلیلگر متنی بسیار قدرتمند و رایج کردند که LIWC نام دارد و کلمات را براساس احساسی که منتقل می‌کنند، ارزیابی می‌کند.
چیزی که میسی و گولدر دریافتند و در مجله معروف ساینس منتشر کردند، الگوی بسیار ثابتی بود که در ساعات بیداری افراد وجود داشت. احساسات مثبت معمولا در صبح‌ها افزایش داشت، در بعد از ظهر کاهش پیدا می‌کرد و در اوایل شب دوباره اوج می‌گرفت. به تبع آن عملکرد افراد در زمان‌های مختلف متفاوت می‌شد.
مهمترین نتیجه‌ای که از این تحقیق تاثیر زمان بر عملکرد می‌توان گرفت این است که بهترین زمان برای انجام هرکار خاص بستگی به طبیعت آن کار دارد. اما همه انسان‌ها تجربه یکسانی از یک روز ندارند. هرکدام از ما یک الگوی زمانی داریم که شناسایی آن، دومین قدم برای حرفه‌ای‌تر شدن در بحث مدیریت زمان است.
شاید واژه‌های جغد و چکاوک را شنیده باشید. این کلمات برای توصیف الگوهای زمانی به کار می‌روند؛ به این صورت که جغدها چند ساعت پس از طلوع خورشید بیدار می‌شوند، از صبح‌ها متنفر هستند و تا اواخر روز و اوایل غروب به اوج نمی‌رسند. برعکس چکاوک‌ها زود بیدار می‌شوند و در طول روز احساس پرانرژی بودن دارند اما تا عصر انرژی آن‌ها به پایان می‌رسد. حال به رفتار خود در روزهای تعطیل فکر کنید، یعنی روزهایی که لازم نباشد راس ساعت مقرری از خواب برخیزید. سپس با پاسخ دادن به سوالات تعیین کنید در کدام گروه قرار می‌گیرید:
1- معمولا چه زمانی به خواب می‌روید؟
2- معمولا چه زمانی از خواب بیدار می‌شوید؟
3- نقطه میانی این دو ساعت چه زمانی است؟ (مثلا اگر 11:30 شب می‌خوابید و 7:30 صبح بیدار می‌شوید، نقطه میانی خواب شما 3:30 است)
اکنون نقطه میانی خود را روی نمودار زیر پیدا کنید:
قبل از این که وارد فاز سوم شویم، تعیین کنید با توجه به ساعت زیستی بدنتان، حداکثر بهره‌وریتان از کارهای مختلف در چه زمان‌هایی است:
کارهای تحلیلی آن دسته از کارهایی هستند که به هوشیاری بالایی نیاز دارند، مانند حل مسائل ریاضی. این هوشیاری (که غالبا به نام کنترل مهارکننده شناخته می‌شود)، از طریق حذف مسائل انحرافی، به مغز ما کمک می‌کند تا مشکلات تحلیلی را حل کند. اما مسائل بصیرتی مانند خلق یک ایده جدید متفاوت هستند و اتفاقا یک عدم تمرکز کمتر و در واقع نبود کنترل مهارکننده یک ویژگی مثبت به شمار می‌رود. چرا که محققان به این نتیجه رسیده‌اند نوآوری و خلاقیت در زمانی که در بهترین شرایط خود نیستیم، رخ می‌دهد.
3. برنامه‌ریزی:
حال باید شروع به نوشتن لیست‌هایی از برنامه‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت خود کنید. در واقع می‌توان گفت بهترین راه برای مدیریت زمان، داشتن فهرستی از کارها و مدت زمان لازم برای اجرا و انجام آنهاست. برای درک اهمیت این موضوع همین بس که به سخنی از برایان تریسی، نویسنده معروف کتاب‌های روانشناسی و موفقیت، اشاره کنیم که می‌گوید: «اگر شما لیستی ندارید، بی‌شک پول زیادی هم به دست نمی‌آورید!».
اهداف بلندمدت را روی یک وایت‌برد بنویسید و آن را جایی نصب کنید که قابل دیدن باشد. این کار شما را نسبت به پیشرفت‌تان آگاه و حساب‌پذیر می‌کند. از سوی دیگر، تاثیر شگفت‌انگیز نوشتن برنامه برای 7 روز هفته، در تمام جمعه‌ها را دست‌کم نگیرید. هر جمعه لیستی از کارهایی که باید در طول هفته انجام دهید تهیه کنید. وقتی به یک برنامه واقع‌گرایانه که به بیش از 80% آن عمل می‌کنید دست یافتید، شروع به نوشتن برنامه روزانه کنید؛ به این صورت که باید هر شب برنامه فردا را مشخص کنید. برای نوشتن برنامه‌ها، همواره دو مورد زیر را در نظر داشته باشید:
اولا باید بتوانید اولویت‌ها را درست مشخص کنید. به این صورت که کارها را براساس اهمیتی که دارند، از 1 تا 4 امتیازدهی کنید.
پیشنهاد مقاله: تکنیک‌های اولویت بندی کارها
دوما با در نظر گرفتن الگوی زمانی خودتان که قبل‌تر درباره آن صحبت کردیم، مشخص کنید چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهید. آیا این کار نیازمند تحلیل خالص است یا اینکه نیاز به بصیرت بالا دارد؟
اما سوالی که پیش می‌آید این است که آیا داشتن یک برنامه جامع برای مدیریت صحیح زمان کافی است؟ یعنی به صرف اینکه ما برنامه‌ریزی را یاد گرفتیم، می‌توانیم ادعا کنیم دیگر زمان تلف شده‌ای نخواهیم داشت؟ مسلما خیر! سه موردی که گفته شد در واقع اولین گام‌ها برای یادگیری این مهارت است. استفاده صحیح از زمان مستلزم یادگیری باید و نبایدهایی هست که به شرط تداوم، ما را به پیشرفت و موفقیت در این مقوله، رهنمون خواهد کرد. در ادامه به بعضی از این موارد می‌پردازیم:
-
عوامل حواس پرتی را حذف کنید
قبل از آنکه کاری را شروع کنید، مطمئن شوید که هیچ چیز در حین کار موجب حواس‌پرتی شما نخواهد شد. مثلا وقتی دائما گوشی شما زنگ بخورد، مدام برایتان ایمیل بیاید و … تمرکز بر موضوعی که نیاز به دقت بالایی دارد، سخت شده و چه بسا آن کار با کیفیت لازم انجام نگیرد. پس ابتدا تمام دستگاه‌های الکترونیکی را خاموش کنید و صرفا بر کار متمرکز شوید.نگران نباشید از اینکه تابلوی «مزاحم نشوید» روی در دفترتان بزنید و از دیگران بخواهید اگر کاری داشتند در مواقع از پیش تعیین شده، به شما مراجعه کنند. در واقع بسیار اهمیت دارد که حین کار، خودتان را از دنیای بیرون منزوی کنید.
-
برای کارهایتان تایمر تنظیم کنید
اگر به برنامه‌ریزی ساعتی عادت دارید، حتما بین تکالیف زمانی برای استراحت در نظر بگیرید. بعضی محققان معتقدند 10 دقیقه استراحت بعد از هر 50 دقیقه کار، باعث افزایش کیفیت کار خواهد شد. اما تجربه شخصی که در این زمینه داشته‌ام، استفاده از تکنیک و اپلیکیشن پومودورو است.
فرانچسکو سیریلو پژوهشگر و کارآفرین موفق، این روش را برای مدیریت کردن زمان هنگامی که در مقطع دانشگاهی تحصیل می‌کرده، به کار برد. او از یک تایمر به شکل گوجه فرنگی که به صورت مکانیکی کار می‌کند، برای تقسیم‌بندی زمانی استفاده می‌کرد. نام این تکنیک، از پومودورو به معنای گوجه فرنگی در زبان ایتالیایی گرفته شده است.
کاربری این اپلیکیشن به این صورت است که یک زمان 25 دقیقه‌ای را صرف انجام تکالیف اولویت بالا می‌کنم. بعد از 25 دقیقه، 5 دقیقه به خودم استراحت می‌دهم. در این 5 دقیقه، بلند شدن از میزکار، نوشیدن آب و قدم زدن باعث افزایش جریان خون بدن شده و بازده ذهنی‌ام افزایش پیدا می‌کند. این روند را 4 مرتبه اجرا می‌کنم. سپس زمانی معادل 15-30 دقیقه زمان استراحت در نظر می‌گیرم تا برای 4 دور 25 دقیقه‌ای دیگر آماده شوم. با استفاده از این تکنیک در بسیاری موارد، مانند درس خواندن برای کنکور و امتحان، تولید محتوا و… موفق شده ام.
-
چند تکلیفی را کنار بگذارید
بروس‌لی می‌گوید:«من از کسی نمی‌ترسم که 10,000 ضربه را یک بار تمرین کرده است، بلکه از کسی می‌ترسم که یک ضربه را 10,000 مرتبه تمرین کرده باشد». این سخن اهمیت تمرکز بر یک کار تخصصی را گوشزد می‌کند. همواره توجه داشته باشید که کیفیت بسیار مهمتر از کمیت است. پس در این راستا باید نه گفتن را یاد بگیرید و وقت را با افراد و پروژه‌هایی که با ماموریت‌ها و اهداف شما هم‌خوانی ندارند، تلف نکنید.
-
مراقب سلامتی خود باشید
زندگی‌نامه افراد موفق را بخوانید. متوجه می‌شوید که وجه مشترک اکثر آن‌ها هوشمندانه کار کردن است، نه سخت کار کردن. اثبات شده که حداقل 8 ساعت خواب شبانه برای بازیابی انرژی لازم است. تا دیروقت کار کردن، تنها باعث کاهش بهره‌وری شما در روز بعد خواهد شد. علاوه بر این، در طول هفته زمانی را برای ورزش اختصاص دهید و تاثیر مثبت آن را بر فکر و به تبع آن عملکرد، دست کم نگیرید.
نتیجه گیری
تکنیک‌های مدیریت زمان بسیار هستند. به لیست بالا هرچه می‌خواهید اضافه کنید اما تنها در صورتی که مطمئن باشید به آن پایبند خواهید بود. به عبارتی «وقت را غنیمت دان، آن قدر که بتوانی». نیروی اراده و انگیزه کافی، محرک شما برای پایبندی به این تکنیک‌هاست. با به کار گرفتن این توصیه‌ها، می‌توانید زندگی خود را به‌طور چشمگیری تغییر دهید. از آن‌ها استفاده کنید و موفق شوید!
منبع
برگرفته از کتاب کی؟، نوشته دنیل پینک
