چرخه عمر سازمان چیست؟


تعریف چرخه عمر سازمان

یکی از قوانین حاکم بر طبیعت این است که همه موجودات زنده از قواعد منحنی عمر یا چرخه حیات پیروی می‌کنند؛ متولد می‌شوند، رشد می‌کنند، به پیری می‌رسند و نهایتا می‌میرند. این سیستم‌های زنده در هر مرحله از عمر خود دارای الگوهای رفتاری خاص هستند. به عبارت دیگر ساختار، نیازها، نقاط قوت و ضعف موجودات در مراحل مختلف عمر تغییر می‌کند.

همین توضیح را می‌توان به افکار، نظریه‌ها، جوامع و سازمان‌ها نیز تعمیم داد. در واقع سازمان‌ها مانند موجودات زنده دارای دوره‌های عمر مختلفی هستند که در هر مرحله تحت تاثیر شرایط محیطی خارجی و همچنین عوامل داخلی قرار می‌گیرند؛ از یک طرف در هر مرحله از مراحل عمر با مشکلات خاص آن دوره مواجه می‌شوند و از طرف دیگر در مراحل انتقال از یک دوره به دوره دیگر با مشکلات انتقالی روبرو می‌شوند. به مجموع این دور‌ه‌ها که هر سازمان با آن مواجه می‌شود، چرخه عمر سازمان یا organizational life cycle می‌گویند.

باید توجه داشت که برخی رفتارهای سازمان‌ها در برخی دوره‌های عمر جزو ویژگی‌های آن‌ها محسوب می‌شوند؛ در حالی که در دوره‌های دیگر همان رفتارها تبدیل به عارضه یا بیماری می‌شوند. همچنین لازم به ذکر است که مدل دوره عمر هیچ ارتباطی با زمان تاسیس یا زمان فعالیت یک سازمان ندارد و صرفا به ویژگی‌های رفتاری سازمان و ماهیت فعالیت‌های فعلی آن بستگی دارد. برای مثال حتی اگر بعد از سال‌ها همچنان عمده فعالیت‌ها برنامه‌ریزی نشده‌اند و تصمیمات در درجه اول توسط افراد خاص، و نه با برنامه‌ها و سیاست‌ها، اتخاذ می‌شود، آن سازمان بیشتر شبیه یک سازمان مرحله اولیه (early stage organization) است.

 

چرا دانستن چرخه عمر سازمان اهمیت دارد؟

سیستم‌های اجتماعی دوره‌های زندگی مشابهی را از تولد تا رشد و بلوغ می‌گذرانند. برای مثال هر چه افراد بالغ‌ می‌شوند، به درک بالاتری از جهان و خود دست می‌یابند. با گذشت زمان، با انواع چالش‌ها در زندگی و کار مواجه می‌شوند. آن‌ها یاد می‌گیرند که برنامه‌ریزی کنند و از نظم و انظباط مشخصی برای اجرای برنامه‌ها استفاده کنند. همچنین می‌آموزند که خودشان را مدیریت کنند. افراد در این مراحل هرکاری را برای زنده ماندن مانند غذا خوردن، جستجوی پناهگاه و خوابیدن انجام می‌دهند. در ابتدا بسیاری از مردم به گرفتن تصمیم‌های بدون فکر و تنها بر اساس آنچه پیرامونشان می‌گذرد، تمایل دارند.

سازمان‌های نوپا نیز به همین صورت هستند. غالبا بنیان‌گذران سازمان یا پروژه و اعضای مختلف آن، فقط برای ماندن در کسب و کار هر آنچه را لازم است، انجام می‌دهند. مدیران تصمیم‌های بسیار سریع و صرفا با تکیه بر ابتکار و مهارت فردی (نه نقشه قبلی یا استراتژی خاص) می‌گیرند. آن‌ها می‌ترسند که وقت خود را به خاطر عملکرد آهسته از دست بدهند.

رهبران باتجربه آموخته‌اند که چرخه حیات خاصی را که یک سیستم طی می‌کند، شناسایی کنند. این رهبران انواع مشکلاتی را که در طول هر دوره چرخه با آن‌ها مواجه هستند، درک می‌کنند. این درک به آن‌ها چشم انداز مثمرثمری می‌دهد و به آن‌ها کمک می‌کند تا در مورد نحوه پاسخگویی به مشکلات در محیط کار و زندگی خود، تصمیم بگیرند.

 

مراحل ده‌گانه چرخه‌ عمر سازمان آدیزس

پروفسور ایساک آدیزس یکی از متخصصان بزرگ مدیریت در جهان است که توسط مجله Leadership Excellence به عنوان یکی از سی رهبر فکر در آمریکا شناخته شده است. او ۲۷ کتاب نوشته که به ۳۱ زبان دنیا ترجمه شده است. او در دانشگاه های بسیار از جمله استنفورد، UCLA و کلمبیا تدریس نموده است؛ دارای ۱۸ دکترای افتخاری و مشاور بسیاری از شرکت‌های معروف و بزرگ جهان است.

 

چرخه عمر سازمان پروفسور آدیزس

 

کتاب دوره عمر سازمان او توسط مجله Library به عنوان یکی از ده کتاب برتر جهان در حوزه کسب و کار شناخته شده است. آدیزس با ارائه مدل دوره عمر سازمان، به سازمان‌ها کمک می‌کند جایگاه خود را در دوره عمر سازمان بیابند، ویژگی ها و عارضه های آن را بشناسند و در جهت رفع عارضه ها و بقا در دوران تکامل حرکت کنند. مدل ده‌گانه چرخه عمر آدیزس به این صورت است که بعدتر مفصلا به شرح هر کدام از آن‌ها می‌پردازیم:

 

چرخه عمر سازمان

1. ایجاد (Courtship)

به اولین دوره از حیات هر سازمان ایجاد، تشکیل و یا تاسیس می‌گویند. در دوره ایجاد، بر ایده‌ها و امکاناتی تاکید می‌شود که احتمال تحقق آن‌ها در آینده وجود دارد. در این زمان، هنوز موسسه به شکل فیزیکی وجود ندارد و چیزی بیش از رویایی در ذهن موسسان نیست. بنیانگذار سازمان در این دوره ایده و تعهدات خود را برای آینده مطلوب سازمان، طراحی می‌کند و باید به آن پایبند باشد. از سوی دیگر واضح است سازمانی که هیچ یک از افراد آن تعهدی برای پیشبرد امور نداشته باشند، خواهد مرد (مانند رابطه نافرجام یک زوج)؛ از این رو تولد سازمان زمانی تحقق می‌یابد که ایده‌ها و تعهدات با موفقیت آزمایش شوند. در واقع برای تاسیس موفقت‌آمیز سازمان، به مواردی بیش از ایده ناب، منابع مالی و بازار فروش نیاز است. اهداف اصلی در طول این مرحله‌ اولیه ایجاد هیجان، تحکیم و یکپارچگی اهداف و بردن سازمان به مرحله‌ بعدی چرخه‌ عمر است.

 

2. طفولیت (Infancy)

زمانی که موسسان ریسک را می‌پذیرند و شرکت را تاسیس می‌کنند، شروع این مرحله در سازمان است. به عبارتی طفولیت هنگامی آغاز می‌شود که بخشی از تعهدات موسسان اجرا شود. در این زمان فردی مسئولیت انتقال از ایده‌پردازی (مرحله ایجاد) به تحقق ایده را بر عهده می‌گیرد. سازمان در دوره طفولیت حداقل مقررات، دستورالعمل انجام کار و بودجه‌بندی را دارد. استخدام بر اساس نیازها، به سرعت و با کمترین تشریفات صورت می‌گیرد و افراد بلافاصله و بدون آموزش به کار گمارده می‌شوند؛ چرا که اهمیت زمان و احساس مسئولیت نسبت به سازمان تازه تاسیس، بسیار بیشتر از درآمدها و عواید اقتصادی آن است.

زمانی که بنیانگذار احساس خستگی کند یا با چیزی که خود خلق نموده، احساس بیگانگی کند؛ مرگ در طفولیت رخ می‌دهد. همچنین اگر سازمان نقدینگی خود را از دست بدهد یا کنترل از دست بنیانگذار خارج شود، سازمان در دوره طفولیت می‌میرد. وقتی نقدینگی و حجم فعالیت‌های سازمان متعادل شود، سازمان قدم به دوره بعد (رشد سریع) می‌گذارد. دوره طفولیت، دوره مدیریت بحران است.

 

3. رشد سریع (Go-go)

اکنون زمان آن رسیده است که ایده‌ها به عمل تبدیل شوند. سازمان مشکل کمبود نقدینگی را حل کرده و درآمد آن به اندازه‌ای شده که جوابگوی هزینه‌های جاری است. فروش در این دوره به سرعت و به راحتی افزایش می‌یابد. دکتر آدیزس بیان می‌کند که مسئله‌ بزرگ در این مرحله، غرور و اعتماد به نفس بیش از حد است. علت این اتفاق این است که تیم مدیریت با مشاهده‌ به ثمر رسیدن ایده‌های اولیه و دیدن این موفقیت دچار غرور می‌شود. بنابراین ممکن است که اعضای تیم احساس کنند که می‌توانند هر کاری را با موفقیت انجام دهند. این اعتماد به نفس بیش از حد می‌تواند یک مزیت بزرگ باشد، اما همچنین می‌تواند به سقوط سازمان نیز منجر شود.

از جمله مشکلات دیگری که در این دوره موفقیت سازمان را تهدید می‌کند، این است که بسیاری از سازمان‌ها به سرعت وارد حوزه‌های مختلف و متنوع می‌شوند. این کار ممکن است باعث خستگی مفرط اعضای تیم، کار بیش از حد و سردرگمی آن‌ها شود، چرا که نمی‌دانند توجه‌شان را بر چه چیزی متمرکز کنند.

 

4. بلوغ (Adolescence)

در این دوره از چرخه عمر، سازمان مجدد متولد می‌شود. بارزترین خصوصیات در آخرین دوره از جوانی ابهام، تناقض، تضاد و بی‌ثباتی است. علل اساسی سختی این دوره عبارتند از: 1. تفویض اختیار 2. دگرگونی در رهبری 3. جابه‌جایی در اهداف

برای انتقال به دوره بلوغ به تفویض اختیار نیاز است؛ زیرا بنیانگذار به تنهایی نمی‌تواند مسئولیت کارها را برعهده بگیرد و از سوی دیگر اداره امور باید تخصصی شود. اما تفویض اختیار کار ساده‌ای نیست. هرچه این کار دیرتر انجام شود، به همان میزان فراگیری کارکنان در مورد نحوه اتخاذ تصمیم و اجرای آن به تاخیر می‌افتد. بدیهی است که تفویض اختیار با بحران‌هایی همراه خواهد بود که بنیانگذار به تنهایی نمی‌تواند بر آن‌ها فائق شود. از این رو او نیازمند یک مدیر اجرایی است. مدیر جدید باید با وضع مجموعه‌ای از مقررات، مسئولیت‌ها را مجددا تعریف کرده و سازمان را به سمت حرفه‌ای‌تر شدن سوق دهد. در واقع سازمان در این مرحله، اهداف خود را از وضعیت «کار بیشتر» به حالت «کار حساب شده‌تر و باتدبیرتر» تبدیل می‌کند.

علاوه بر مزایای تشکیل هیئت مدیره، تضادهای احتمالی بین مدیر اجرایی و بنیانگذار قابل کتمان نیست. هنگامی که در اثر این تضادها، احترام و اعتماد متقابل بین افرادی که تصمیم می‌گیرند از بین رود، سازمان آسیب پذیر می‌شود. سازمان نیروی کارآفرین خود را که قوه محرک و موجب انعطاف پذیری آن است، از دست داده و در اثر خروج نیروهای کارآفرین، سازمان به دام عارضه «پیری زودرس» می‌افتد.

 

5. تکامل (Prime)

مرحله تکامل، مرحله‌ بهینه‌ای برای هر سازمان محسوب می‌شود، زیرا در وضعیت متعادلی بین کنترل پذیری و منعطف بودن قرار دارد. در دوره تکامل هر یک از افراد، هدف سازمان و نقشش را برای دست‌یابی به آن می‌داند. سازمان متمرکز و با انرژی شده و رشد سازمان به حد قابل قبولی رسیده است. سازمان در این مرحله به دنبال جلب رضایت مشتری است و ارزیابی عملکرد و بازخوردها به طور کامل انجام می‌شود.

از جمله مسائلی که در این مرحله سازمان‌ها با آن مواجه هستند، استخدام است زیرا بسیاری از سازمان‌ها در این مرحله به اندازه‌ی کافی افراد کارآمد در اختیار ندارند. مسئله‌ دیگر، از خود راضی بودن در مواقعی است که به نظر می‌رسد کارها به خوبی پیش می‌روند. این می‌تواند نشانه‌ اولیه مرحله‌ بعدی باشد (پیر شدن).

 

6. ثبات (Stability)

اولین دوره پیری در چرخه حیات سازمان، دوره ثبات آن است و سیستم به انتهای رشد خود رسیده است. در این دوره بودجه بازاریابی برای افزایش سودآوری شرکت کاهش می‌یابد و انتظار کمتری برای رشد وجود دارد؛ از این رو به جای توجه به آینده، بیشتر به دستاوردهای گذشته تاکید می‌شود. همچنین سازمان در این مرحله به تغییر بدگمان شده و چشم‌داشت کمتری به بازارهای جدید و فناوری مدرن وجود دارد. اگر این مرحله زیاد طول بکشد، سازمان به سوی مرحله‌ بعد یعنی حکومت اشرافی، سوق داده خواهد شد.

 

7. اشرافیت (Aristocracy)

در این دوره، نوآوری در سازمان بسیار کم است و کارها طبق روال گذشته صورت می‌گیرد. همچنین انجام امور تشریفاتی رواج پیدا می‌کند. در سازمان‌های اشرافیت لباس پوشیدن افراد، محل برگزاری جلسات، چگونگی استفاده از فضا، عناوین و القابی که برای یکدیگر قائلند، روش برقراری ارتباط با هم و نحوه عملکردشان در بروز تضادها، از دیگر سازمان‌ها متمایز است. لباس‌ها متحدالشکل می‌گردند و کارکنان یکدیگر را با القاب و عناوین تشریفاتی، خطاب می‌کنند. شرکت اشرافیت، حقایق موجود را کتمان می‌کند. سازمان، در این مرحله از نظر نقدینگی در اوج است و عمدتا سعی در افزایش سود از طریق افزایش درآمد دارد، نه از طریق حذف هزینه‌ها.

8. اتهام متقابل (Recrimination)

در این دوره، به جای اینکه برای رفع مشکلات به دنبال «چه باید کرد» باشند، تاکید بر پرسیدن «چه کسی مقصر است» رایج می‌شود. سوءظن سازمان را فرا می‌گیرد و کشمکش، از پشت خنجر زدن و مبارزه تن به تن بسیار رایج است. در چنین محیطی که آب افراد داخلی سازمان در یک جوی نمی‌رود، تمام توجه به برخوردهای داخلی معطوف گردیده و مشتری یک مزاحم محسوب می‌شود. با افزایش بد گمانی‌ها، نیروهای توانمند شرکت را ترک می‌کنند یا اخراج می‌شوند. این وضع تا زمانی که سازمان ورشکست شود یا دولت آن را تحت حمایت خود درآورد، ادامه پیدا می‌کند.

 

9. بوروکراسی (Bureaucracy)

مکس وبر می‌گوید:«وقتی تمدن به درجه‌ای معین از بلوغ و تکامل رسید، بوروکراسی‌ها ظاهر می‌شوند». آنچه با شنیدن واژه بوروکراسی در ذهن نقش می‌بندد کاغذبازی، پیچ و خم‌های اداری، فشار به ارباب رجوع و ناکارآمدی است. سازمان‌های بروکراتیک معمولا اینگونه توصیف می‌شوند: «برای اینکه شکست بخورند، بیش از حد بزرگ هستند». چنین سازمانی ارزش‌ بسیار کمی تولید می‌کند، هیچ‌گونه پیوستگی با محیط خارج نداشته و تمام توجهش به خودش معطوف است. همچنین درهم ریخته و بی‌نظم است و بیشتر تیم‌ها از اینکه بخش‌ها یا تیم‌های دیگر چه کاری انجام می‌دهند، بی‌اطلاع هستند. سازمان‌هایی که دارای امتیاز انحصاری هستند و نیز سازمان‌های دولتی که از حمایت سیاسی برخوردار باشند، در چنین وضعیتی مرگ خود را به تعویق خواهند انداخت غافل از اینکه چرخه عمر سازمان رو به پایان است.

 

10. مرگ (Death)

مرگ هنگامی روی می‌دهد که دیگر کسی نسبت به سازمان متعهد نباشد و چرخه عمر سازمان به پایان می‌رسد. در صورتی که هیچ گونه تعهد یا الزام سیاسی جهت حمایت از سازمان وجود نداشته باشد، مرگ سازمان می‌تواند قبل از دوره بوروکراسی واقع گردد. در یک بوروکراسی، مرگ سازمان به تعویق می افتد؛ اما در نهایت امر زمانی که سازمان نتواند نیازهای مالی خود را برآورده کند و برای ادامه حیات آن توجیه سیاسی وجود نداشته باشد، خواهد مرد و شرکت برای همیشه تعطیل می‌شود.

حوریه سادات ثابت

نویسنده حوریه سادات ثابت

نوشته های بیشتر از حوریه سادات ثابت

دیدگاه خود را ثبت کنید